Uden for kontoret: skabeloner, masser af formuleringer og tip

Forfatter: Peter Berry
Oprettelsesdato: 15 Juli 2021
Opdateringsdato: 5 Kan 2024
Anonim
Uden for kontoret: skabeloner, masser af formuleringer og tip - Karriere.
Uden for kontoret: skabeloner, masser af formuleringer og tip - Karriere.

Indhold

Hvis du ikke kan nås på arbejde i et stykke tid, skal du oprette en automatisk underretning under din e-mail-konto. Uanset om det er forretningsrejse, ferie, sygdom eller helligdage: Den kompakte tekst fortæller dine kontakter, hvor længe du ikke kan nås, hvad der sker med e-mailen, og hvem der repræsenterer dig. Oven i det efterlader du et godt indtryk og viser høflighed og professionalisme. Tips til, hvad du skal lægge i et svar uden for kontoret, hvordan det er struktureret, og hvilke fejl der skal undgås. Du modtager også praktiske eksempler, formuleringer og skabeloner til forskellige situationer ...

Skrivning af en varsel uden for kontoret: indhold

Svaret uden for kontoret er et kort, automatisk svar på e-mails. Så længe du har aktiveret funktionen, modtager alle, der skriver dig en besked, den. De fleste e-mail-programmer tilbyder denne mulighed. På denne måde kan du lade kunder, kolleger eller andre kontakter vide, hvornår du ikke vil være der og ikke kan besvare spørgsmål eller bekymringer. Mange medarbejdere står over for spørgsmålet: Hvordan skriver jeg en god meddelelse uden for kontoret, og hvilke oplysninger får jeg i?


I bund og grund: Din varsel uden for kontoret skal formuleres objektivt, så kort som muligt og kun indeholde de mest nødvendige oplysninger. Formuleringen af ​​en god meddelelse uden for kontoret inkluderer altid: et meningsfuldt emne, hilsen og tak, fraværsperioden, hvad der sker med posten, der vil repræsentere dig i presserende tilfælde, afslutning og hilsen. Alt afhænger af den rigtige tone. Flippante og fuldstændig tvivlsomme beskeder skal undgås. En knivspids humor kan være okay, så længe modtageren af ​​posten føler, at de bliver taget alvorligt.

Uden for kontoret meddelelsesstruktur: forklaret trin for trin

Når du strukturerer og formulerer meddelelsen uden for kontoret, kan du bruge dette klassiske eksempel og skema som en vejledning:


Emne / titel

Gør det straks klart for modtageren i titlen, hvad det handler om: "Out of Office Message". Næsten alle er bekendt med sådanne underretninger uden for kontoret. Den vigtigste information findes allerede i emnet. Formuleringer som "Tak for din besked" er også mulige. Disse giver dig dog ikke en direkte idé om, hvad den uden for kontoret besked handler om. Vi anbefaler derfor at bruge en titel, der kommer lige til det punkt. Eksempler:

  • "Uden for kontoret"
  • "På ferie - vær tålmodig"
  • "Desværre er jeg ikke tilgængelig i øjeblikket"

Hilsen og tak

I første sætning i svaret uden for kontoret skal du hilse afsenderen kort og varmt. På samme tid kan du takke dig for beskeden. Det viser din påskønnelse. Selv hvis du i øjeblikket ikke er tilgængelig. Gode ​​formuleringer til hilsen er:

  • "Kære herre eller fru, mange tak for din besked."
  • "Hej og mange tak for din e-mail."
  • "God dag. Tak fordi du forsøgte at nå mig på denne måde. "

Fraværsperiode

En af de vigtigste oplysninger i meddelelsen uden for kontoret er, hvor lang tid og hvor lang tid du er væk fra arbejdet. Vær venlig at være specifik og angiv klart: Fra hvornår til hvornår er du ikke tilgængelig? Dette er vigtigt for modtageren af ​​svaret uden for kontoret at beslutte, hvordan man skal gå videre. Kan sagen vente, eller har du brug for hurtigst muligt at tale med en anden kollega? Du behøver ikke angive en grund til, at du ikke kan nås i svaret uden for kontoret. Men du kan gøre det. Eksempler og formuleringer:


  • "Jeg er desværre ikke tilgængelig fra 1. juli til 15. juli."
  • "Jeg er i øjeblikket på ferie og kan derfor ikke nås mellem 10. og 25. september."
  • ”Vi tager en pause i løbet af julen. Jeg ønsker dig og dine slægtninge en god jul. "
  • "I perioden fra 5. november til 10. november har jeg ingen adgang til mine e-mails og kan derfor desværre ikke svare på din anmodning."
  • "Jeg vil være tilgængelig igen fra mandag den 22. april."

Håndtering af beskeden

Modtageren af ​​svaret uden for kontoret ved nu, at du ikke vil være tilgængelig i den angivne periode. Men hvad sker der med hans budskab i dit fravær? Videresendes e-mails automatisk? Læser du e-mails, men svarer ikke på dem før senere? Afklar det! Eksempler:

  • "Din e-mail bliver automatisk videresendt til min kollega Max Mustermann."
  • "For at sikre fortrolighed og databeskyttelse kan din besked ikke videresendes."
  • "Jeg beder om din forståelse af, at vi desværre ikke kan videresende din besked til en anden medarbejder."
  • "Under mit fravær videresendes alle e-mails automatisk til min kollega Susanne Schmidt."

vikar

Hvis du er repræsenteret i dit fravær, og en kollega overtager dine opgaver i løbet af denne periode, skal kontaktpersonens navn og kontaktoplysninger gives i fraværsmeddelelsen. De vigtigste spørgsmål, som du skal besvare uden for kontoret, er: Hvem repræsenterer dig i ferieperioden? Hvordan kan du kontakte din repræsentant? Disse eksempler viser mulige formuleringer:

  • "I mit fravær vil jeg være repræsenteret af min kollega Tanja Weber, som du kan kontakte på 01234/56789 og via e-mail på [email protected]."
  • ”For presserende spørgsmål, der ikke kan vente, indtil jeg vender tilbage, bedes du kontakte min kollega Matthias Fischer. Hans telefonnummer er 0678/123456, du kan kontakte ham via e-mail på [email protected]. "
  • "Min repræsentation overtages af hr. Schuster, som du kan ringe til 09876/54321 på hverdage mellem kl. 9 og 17."

Vend tilbage

Oplysninger om, hvordan du fortsætter, når du vender tilbage til arbejde og kan nås igen, er også nyttig. Modtageren af ​​din besked uden for kontoret kan tilpasse sig den og beslutte, om den skal vente eller kontakte en kollega på forhånd. Følgende formuleringer er egnede til svaret uden for kontoret:

  • "Så snart jeg er tilbage på kontoret, behandler jeg alle de e-mails, jeg har modtaget, og vender tilbage til dig så hurtigt som muligt."
  • "Du kan forvente mit svar fra det tidspunkt, jeg vender tilbage den 21. oktober."
  • "Hvis du ikke allerede har kontaktet min repræsentant, kontakter jeg dig gerne efter min tilbagevenden."

internationalitet

I mange virksomheder er det en del af hverdagen at arbejde med internationale kunder, forretningspartnere eller kolleger fra udlandet. I dette tilfælde anbefales det at oprette feriemeddelelsen på det tilsvarende sprog. Du rådes normalt godt med engelsk. Hvis et stort antal kunder f.eks. Er hjemmehørende i Spanien eller Frankrig, kan det være fornuftigt at oprette en varsel uden for kontoret på spansk eller fransk.

Graduering og hilsen

Det sidste ord er en hilsen og dit navn. Da du ikke individuelt kan tilpasse den endelige hilsen til modtageren, skal den formuleres neutralt. "Hilsner" kan virke for afslappet og personlig. Følgende eksempler er bedre:

  • "Med venlig hilsen"
  • "Med venlig hilsen"
  • "Bedste ønsker"

Læsetip: Når du tænker på dit svar uden for kontoret, skal du huske din e-mail-signatur.

Noter uden for kontoret: skabeloner, eksempler + ordlyd

Hvis du har svært ved at skrive et svar uden for kontoret, kan du bruge følgende eksempler og skabeloner. Tilpas altid disse individuelt. En simpel variant af en faktisk og meningsfyldt varsel uden for kontoret kan være som følger:

MEDDELELSE OM FRAVÆR

Tak fordi du skrev til mig. Desværre har jeg i øjeblikket ingen adgang til mine e-mails - indtil dd.mm.åååå.

I hastesager bedes du kontakte min kollega Susann Mustermann. Du kan kontakte hende via e-mail på [email protected]. Hun hjælper dig gerne kompetent.

Ellers kan jeg ikke besvare din mail, før tidligst dd.mm.åååå, den videresendes ikke automatisk. Jeg takker dig for din forståelse.

Med venlig hilsen
NAVN + UNDERSKRIFT

Selvfølgelig er der flere formuleringseksempler. Du kan finde dem nedenfor ...

Formel varsel uden for kontoret

MEDDELELSE OM FRAVÆR

Kære herrer og fru

Tak for din besked. Dette er en automatisk e-mail. Mit kontor åbner igen den 1. april. I mellemtiden er jeg desværre ikke i stand til at læse eller svare på din besked.

I hastesager er du dog velkommen til at kontakte min kollega, Andreas Müller. Han kan nås via telefon på 0 12 34/56 78 90 eller via e-mail: [email protected]. Jeg takker dig for din forståelse.

Med venlig hilsen
NAVN + UNDERSKRIFT

PS: Da du ikke ved, hvem der vil modtage dette automatiske svar uden for kontoret, skal du prøve at kontakte modtageren, hvis det er muligt. Et flot dusin tone kan virke ret tvivlsomt for potentielle forretningspartnere.

Ikke-bindende fraværsmeddelelse

MEDDELELSE OM FRAVÆR

Kære herrer og fru

Tak for din besked. I løbet af ferien forkæler vi os selv med en kort pause og er tilbage for dig på DD.MM.YYYY. Så vil vi selvfølgelig besvare din e-mail med det samme.


Indtil da har vi desværre ingen adgang til vores postkasse, så du kan forvente et personligt svar tidligst på DD.MM.YYYY. Denne mail videresendes heller ikke automatisk.

Vi beder og tak for din forståelse.

Med venlig hilsen
NAVN + UNDERSKRIFT

Uden for kontoret med personlige ord

Tak for din besked!

Kære herrer og fru

Tak for din besked. I slutningen af ​​året og over juledage tager vi en pause. Vi vil være der for dig igen på DD.MM.YYYY. Så vil vi selvfølgelig besvare din e-mail med det samme.

Indtil da beder vi om din tålmodighed, mailen videresendes ikke.

Vi ønsker dig og dine pårørende en afslappende ferie - og et godt nytår!

Med venlig hilsen
NAVN + UNDERSKRIFT

Kundemeddelelse uden for kontoret

MEDDELELSE OM FRAVÆR

Hej og mange tak for din e-mail!

Desværre vil jeg kun være tilgængelig for dig personligt på DD.MM.YYYY.


Vil du ikke vente så længe? Så hjælper min kollega Susanne Mustermann dig gerne. Du kan nå dem via e-mail på [email protected] eller telefonisk på: 0 12 34/56 78 90.

Jeg undskylder ulejligheden og forbliver

Med venlig hilsen
NAVN + UNDERSKRIFT

Uden for kontor varsel til helligdage

Kære herrer og fru

Tak for din besked. Kontoret er i øjeblikket lukket på grund af ferien. Du kan nå mig igen fra den 27. december. I mellemtiden læses e-mails ikke og videresendes ikke. Jeg beder om forståelse.

Vi ønsker dig en god ferie!
NAME + signatur

Uden varsel i tilfælde af forældreorlov eller langvarig sygdom

Kære herrer og fru

mange tak for din besked. Desværre kan jeg ikke nås i lang tid af personlige årsager. Desværre bliver mine e-mails ikke videresendt. I mellemtiden bedes du kontakte min repræsentant med dine bekymringer: Monika Muster ([email protected], tlf. 0123/456 78 90). Jeg takker dig for din forståelse.


Med venlig hilsen
NAME + signatur

Uden for kontor varsel ved opsigelse

Kære herrer og fru

Tak for din mail. Jeg forlod virksomheden på DD.MM.YYYY og kan derfor ikke længere svare på din besked. Kontakt min efterfølger: Max Muster ([email protected], tlf. 0123/456 78 90) eller send din e-mail til [email protected], da denne e-mail ikke automatisk videresendes.

Med venlig hilsen
NAME + signatur

Ikke på kontoret på engelsk

Enhver, der arbejder i et internationalt firma eller svarer til kunder og partnere over hele verden, skal tilføje en engelsk version til deres uden for kontoret besked. Det understreger igen servicementaliteten og er simpelthen mere høflig. Her er et muligt eksempel på et ikke-kontor-svar på engelsk:

UDEN OFFICE MEDDELELSE

Tak for din besked.

Bemærk, at jeg i øjeblikket er ude af kontoret uden adgang til mine e-mails. Jeg er tilbage på DD.MM.YYYY og vil besvare din mail så hurtigt som muligt.

I hastesager, eller hvis du har brug for øjeblikkelig hjælp, bedes du kontakte min kollega Susann Mustermann (telefon: 0123-4566789; e-mail: [email protected]). Bemærk, at din besked ikke videresendes automatisk.

Mange tak.

Med venlig hilsen
NAVN + UNDERSKRIFT

Sjovt ude af kontoret

Brug følgende formuleringseksempler til sjove beskeder uden for kontoret med forsigtighed. Sådanne skabeloner og mønstre skal passe til virksomheden og dens kultur, ellers kan det hurtigt slå tilbage og blive pinligt. Men hvis det passer, kan humor også være en god ændring:

For dem der elsker detaljer

Hej,

Jeg er i øjeblikket ikke på kontoret og vil kun være tilgængelig igen på DD.MM.YYYY. Indtil da:

- Hvis du har spørgsmål om livet eller en meningskrise, bedes du kontakte Alexa, Siri, Cortana.
- Hvis dette er en nødsituation, skal du ringe til 112 på telefonen.
- Hvis du ved, hvem der skød JFK, bedes du kontakte FBI.
- Hvis hverken FBI, Alexa, Siri eller brandvæsenet kan hjælpe dig, skal du kontakte A-Team eller MacGyver.
- I alle andre tilfælde skal du bruge denne adresse: [email protected].

Tak og med venlig hilsen
FØRSTE NAVN

For minimalister

Ikke der. Fra TT. til DD.MM. Så mere.
Dit navn]

For korte ferierende

Byt dragt og slips til badebukser og strandtrøje. Jeg er væk i en uge og tilbage mandag. Hilsen fra [ORT].

Med venlig hilsen
FORNAVN EFTERNAVN

For det selvudøvende

Jeg er i øjeblikket ikke på kontoret, men i et interview. Jeg kontakter dig, hvis jeg ikke får jobbet. I så fald skal du forstå mit dårlige humør.


Fejl uden varsel

Næsten meget hvert e-mail-program i dag tilbyder funktionen af ​​en såkaldt out-of-office assistent (eller "autoreply" -funktion). Det betyder: Hver indgående mail besvares automatisk med en præformuleret besked. Men - især i feriesæsonen - støder du altid på varianter, der er alt andet end høflige og ikke giver det bedste indtryk på chef, kolleger eller kunder. Her er nogle eksempler:

  • "Fra nu af er jeg på ferie og læser ikke flere e-mails."
  • ”Jeg er på ferie indtil DD.MM.YYYY. Alle mails, der tilfalder indtil da, slettes. "
  • ”Undskyld, jeg vil være ved poolen de næste to uger og drikke cocktails. Du vil kun nå mig igen på DD.MM.YYYY! "
  • "Jeg er væk."

Du tænker helt sikkert på andre provokerende formuleringer med det samme. Fælles for dem alle er, at de slet ikke er sjove, men snarere almindelige og næsten ikke indeholder nyttige oplysninger. Så det fungerer ikke med meddelelsen uden for kontoret.I øvrigt gælder dette også for pseudo-sjove ordsprog af typen:

Mange tak for din e-mail. Dit betalingskort blev opkrævet 5,99 euro for de første ti ord og 1,99 euro for hvert ekstra ord.

Det tilrådes heller ikke at give dit eget mobiltelefonnummer, men brug det kun i "presserende tilfælde", motto:

Jeg er fra TT. til DD.MM. på forretningsrejse og læser derfor kun mine e-mails sporadisk. I presserende tilfælde kan du kontakte mig på telefonnummeret ...

Et klassisk eget mål. Selvfølgelig føler alle, at deres bekymring er "presserende". Tip: Det er bedre at fjerne mobiltelefonnummeret fra signaturen, hvis du tager denne smartphone med dig og kun vil være tilgængelig for din chef eller kolleger.

5 tip til feriemeddelelsen

Desværre forekommer disse eksempler stadig ofte. For at spare dig for en pinlig og irriterende faux pas er der et par tip, du kan tage til hjertet, når det kommer til din besked uden for kontoret:

  1. Test funktionen af ​​feriemeddelelsen
    Hvis du indstiller en besked uden for kontoret, skal du helt sikkert kontrollere, om den virkelig fungerer. Send dig en e-mail fra en anden postkasse, eller bed en kollega om at sende en hurtig testmeddelelse. På denne måde kan du se, om feriemeddelelsen virkelig er aktiveret, og om den sendes til afsenderen.
  2. Gør uden ferieoplysninger
    Uanset hvor du rejser, og hvad du laver, er der gode anekdoter til den næste chat over kaffe - men hører ikke hjemme i en uden for kontoret meddelelse. Dette handler om nøglebeskederne "Desværre er jeg ikke her" og de vigtigste oplysninger omkring det.
  3. Glem ikke signaturen
    Du skal bruge en signatur ikke kun i normale e-mails, men også til uden for kontoret beskeder. Det ser professionelt ud og opsummerer de vigtigste kontaktoplysninger igen.
  4. Pas på stavefejl
    Der sker fejl, men det er vigtigt at sikre, at der ikke kommer stavefejl i din besked uden for kontoret. Pleje er højeste prioritet. Unødvendige skrivefejl har tendens til at give indtryk af, at nogen allerede er i feriestemning på forhånd.
  5. Tænk på læseren
    Når du opretter dit svar uden for kontoret, er der et spørgsmål, du skal huske på: Hvem læser meddelelsen? Hvis det bare handler om kolleger, skal det være mindre formelt. Hvis der på den anden side er kunder eller potentielle forretningspartnere, skal dette også afspejles i meddelelsen uden for kontoret. Jo mere forskelligartede de mulige modtagere af meddelelsen er, jo mere formel og generel skal du formulere den. Så er du altid på den sikre side.

Tip om tilbagevenden

Hvis du allerede er i færd med at angive en returdato i meddelelsen uden for kontoret, skal du officielt forlænge din ferie lidt: Brug den ikke-kontorsassistent til at informere modtagerne om, at du ikke vender tilbage før en eller to dage senere end faktisk tilfældet. Effekt: Du har mere tid til langsomt at komme tilbage på arbejde, og telefonen og indbakken klirrer ikke umiddelbart efter dit hjemkomst.


Ganske vist er der kommunikationscoacher, der fraråder det. Angiveligt fordi det får kunderne til at tvivle på din seriøsitet og troværdighed, hvis du svarer på telefonen på forhånd ... vrøvl! Og ren skræmmende taktik. Hvilken kunde eller forretningspartner er ikke glad for, at du tager sig af deres bekymringer eller problemer tidligere end forventet - og allerede er tilgængelige? Lige. Og selv chefer og kolleger kan informeres i overensstemmelse hermed, hvornår de rent faktisk vil være tilbage. Tricket er trods alt kun at hjælpe dig med at finde vej tilbage til jobbet. Det betyder ikke, at du rent faktisk tager to ekstra dage med hemmelig ferie.

Meget vigtigereat du slukker for den automatiske meddelelse uden for kontoret, når du vender tilbage til kontoret og dermed er officielt tilgængelig igen.

Nye Publikationer.

Karriere.
Kan 2024
Karriere.
Kan 2024
Karriere.
Kan 2024
Karriere.
Kan 2024