Konferenceopkald: Tips om forberedelse, omkostninger, moderering

Indhold

• Hvad er et konferenceopkald?
• Hvordan fungerer konferenceopkaldet?
• Udbyder af konferenceopkald
• Forskellige prismodeller til konferenceopkald
• Hvad koster et konferencesamtale virkelig?
• Hvad har du brug for til et konferenceopkald?
• Typiske problemer med konferenceopkald
• Hvordan kan fejl undgås i telco?
• Moderatorens opgaver og funktion
• Hvordan fungerer et konferenceopkald med en mobiltelefon?

Et konferencesamtale er det perfekte værktøj til nemt, hurtigt og billigt at diskutere professionelle forhold med mere end to personer - det være sig projekter eller præsentationer. En alt for stor teknisk indsats er ikke nødvendig for dette. En simpel telefon eller mobiltelefon er tilstrækkelig til det moderne "Telco". Der er dog et par vigtige regler for konferenceopkald, som du skal være opmærksom på på forhånd. Vores tjeklister viser dig hvilke ...

Hvad er et konferenceopkald?

Telefonkonferencer eller såkaldte konferenceopkald er møder, hvor du kun kan høre, men ikke se hinanden. Udtrykket telefonkonference - også kendt under dets forkortelse Telko eller TK - bruges normalt til telefonopkald med mere end to deltagere. Med tre til fire deltagere taler man om en trevejskonference eller en firevejskonference. Alt, hvad der går ud over dette med hensyn til deltagere, er bare en telco. Derudover skelnes der i telefonkonferencer alt efter typen af ​​forbindelse:

• Opkaldsprocedure
  Deltagerne ringer uafhængigt til konferencen - udstyret med de relevante adgangsdata - og skal godkende sig selv med en PIN-kode.
• Dial-out procedure
  Deltagerne kaldes af operatøren af ​​teleleverandøren eller af arrangøren, og konferencen "hentes". Selvom processen er mere bekvem, er den også dyrere for arrangøren, da han også bærer alle forbindelsesgebyrer.

Hvordan fungerer konferenceopkaldet?

Et konferenceopkald kan oprettes og implementeres hurtigt. I mellemtiden er der adskillige - i nogle tilfælde gratis - Telco-udbydere på Internettet (mere om dette i næste afsnit). Store forudsætninger behøver ikke være opfyldt.

Et moderne telefonsystem er ikke påkrævet. En simpel telefon eller mobiltelefon er alt, hvad der er nødvendigt for et telemøde. Så hvis du vil starte et konferenceopkald med tre eller flere deltagere, har du kun brug for tre enkle trin:

• Registrer et konferenceopkald
  For at starte konferenceopkaldet skal du registrere konferenceopkaldet hos den valgte udbyder. Denne registrering kræves normalt kun en gang og er normalt allerede mulig på telekommunikationsudbyderens websted. For at gøre dette behøver du normalt kun et navn og en e-mail-adresse (gratis udbydere kan bruge disse kommercielt) - eller en faktureringsadresse (for betalte telekommunikationsudbydere).
• Kommuniker adgangsdata
  Du får normalt et såkaldt konferencerum. Alle deltagere kan senere ringe ind i dette virtuelle rum. Til dette formål har konferencerummet en todelt adgangsdatatast - et telefonnummer (opkaldsnummer) og en konferencepinkode (opkaldskode, opkalds-PIN eller konferencepinkode). Med dataene kan alle ringe ind hvor som helst med deres telefon, iPhone eller anden smartphone.
• Start et konferenceopkald
  Hvis alle deltagere har et nummer og en PIN-kode, kan du starte. Arranger et tidspunkt, ring ind og start et konferenceopkald. Normalt tager det mindst to deltagere at komme ind i lokalet. Nogle telekommunikationsudbydere har en såkaldt konferenceleder - mest af sikkerhedsmæssige årsager. Han har sin egen PIN-kode til konferenceleder og er derefter også den, der muliggør konferencekaldet for alle. Indtil da hører resten af ​​deltagerne ofte kun musik på hold.

Udbyder af konferenceopkald

Et opkald fra dit hjem eller kontortelefon forbinder dig kun til en anden person. For et konferenceopkald med mere end to deltagere skal du derfor bruge en bestemt udbyder eller software.

Hvilken du vælger afhænger på den ene side af dine forventninger eller krav fra udbyderen - på den anden side naturligvis af prisen på tilbuddet. Vi præsenterer dig for forskellige udbydere, som du kan holde et konferenceopkald med:

• Tysk konferenceopkald
  Udbyderen deutsche-telefonkonferenz.de annoncerer med et “100% gratis konferenceopkald”. Så du behøver ikke betale ekstra gebyrer, du skal kun betale for et fastnetopkald. Efter tilmelding modtager du adgangsdataene via e-mail og kan komme i gang med det samme. Antallet af deltagere og konferencens varighed er ubegrænset.
• SmartConference
  Bruger du mange konferenceopkald, til regelmæssige aftaler, til møder med kunder eller til arbejde i et team? Derefter kan du tegne et månedligt abonnement på 9,90 hos udbyderen SmartConference. Op til 5 deltagere kan deltage i Telko til denne faste pris. For større grupper er der dyrere takster for op til 25 deltagere.
• Whatsapp
  Ikke kun korte beskeder, men også telefonkonferencer via Whatsapp er mulige. I appen kan du nemt oprette et gruppeopkald og tilføje op til syv af dine kontakter. Nemt, hurtigt og gratis. Ideel til private brugere, men for nogle virksomheder er denne variant ikke professionel nok. Derudover skal du selvfølgelig have forbindelse til alle deltagere via Whatsapp.
• Skype
  Microsoft-tjenesten Skype tilbyder også en funktion til gruppeopkald. For at gøre dette skal du tilføje de ønskede deltagere til en gruppe ved hjælp af dine kontakter eller søgningen. Når dette er oprettet, kan du starte gruppeopkaldet. Hvis alle deltagere bruger Skype-softwaren, er denne type konferenceopkald gratis.
• Telekom Business Conference
  Deutsche Telekom tilbyder sin egen telefonkonferencetjeneste, som muliggør både enkel telekonference og webkonference. Ud over samtalen kan dokumenter også deles eller præsentationer vises. Ved fakturering efter brug er omkostningerne omkring 10 cent pr. Minut og deltager. Et konferenceopkald på 30 minutter med 5 deltagere koster omkring 15 euro. Men der er også faste takstmodeller for forskellige antal deltagere.
• Meebl
  Meeble annoncerer flere punkter: gratis, ingen registrering, ingen reklame og ingen spam. Alt du skal gøre er at indtaste din e-mail-adresse og en vist kode - rummet til konferenceopkaldet er indstillet og kan bruges. Du modtager gratis opkaldsnumre fra Tyskland, Østrig og Schweiz. Hvis du vil støtte tjenesten, kan du vælge et nummer, der kan betales frivilligt.

Andre (delvist afgiftspligtige) udbydere i alfabetisk rækkefølge uden vurdering: Arkadin Når som helst, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.de VoiceMeeting, Woopla.

Forskellige prismodeller til konferenceopkald

På trods af et stort udvalg af forskellige udbydere kan prissætningsmodellerne opdeles i kun to kategorier. Når du vælger en passende løsning, kan du vælge mellem disse (og en tilknyttet udbyder):

• Fakturering baseret på brug
  Betaling sker her pr. Minut og pr. Deltager. Udbydere måler nøjagtigt, hvor mange deltagere der blev ringet til konferencekaldet, og i hvor lang tid. Multipliceret med den nævnte takst resulterer dette i fakturabeløbet.
• Fast pris med abonnement
  En fast pris at bruge i konferenceopkald så ofte og så længe du vil. Abonnementsprisen er baseret på antallet af deltagere. Cirka 10 euro pr. Måned for opkald med op til 7 brugere.

Det er bedst at finde ud af, hvilken mulighed der er værd for dig. Hyppige telefonkonferencer med lang varighed og mange deltagere er betydeligt dyrere i den første variant. På den anden side, hvis du kun sjældent inviterer dig til telekommunikation i små grupper, betaler du muligvis for meget med den faste sats.

Hvad koster et konferencesamtale virkelig?

Mange udbydere annoncerer, at deres konferenceopkald er gratis - ved nærmere undersøgelse er dette ofte ikke helt sandt: Enten er der begrænsninger for antallet af deltagere, eller det første trin - registrering - er gratis. Selvom der ikke er kontraktlige forpligtelser eller månedlige omkostninger, er der normalt lave afgifter pr. Minut for taletiden under konferencekaldet.

Hvilke omkostninger opstår, afhænger også af, hvor de respektive abonnenter ringer sig ind i netværket fra. Som regel betaler hver deltager forbindelsesomkostningerne til det tyske fastnet. Disse afhænger af den respektive telefonudbyder: Hvis du har en fast takst i det tyske fastnet, skal du ikke betale separate gebyrer;

Deltagere fra udlandet, der ikke har særlige betingelser for det tyske fastnet, kan dog også tænkes. Afhængigt af udbyderen er der også mulighed for, at konferencelederen antager telefonkonferencegebyrer for alle. I sådanne tilfælde tegnes et tilsvarende abonnement.

Hvad har du brug for til et konferenceopkald?

Inden du vælger den rigtige udbyder af konferenceopkald, skal du tage et par formelle tanker om selve konferenceopkaldet. Disse kriterier har indflydelse på valget af udbyder og dermed på omkostningerne ved konferencekaldet:

• Antal deltagere: Hvor mange deltagere deltager i teleselskabet?
• Oprindelse: Opkald fra udlandet ringer op?
• Omkostninger: Hvem betaler eventuelle gebyrer for konferencesamtale?
• Yderligere funktioner: Har du brug for tjenester såsom webkontrol (til parallelle præsentationer) eller en optagefunktion?

Som regel er de standardiserede konferenceopkald og udbydere tilstrækkelige for op til ti deltagere. Ikke desto mindre skal du være særlig opmærksom på de opkaldendes internationalitet og en begrænsning af antallet af deltagere, ellers kan det hurtigt blive dyrt.

Typiske problemer med konferenceopkald

På trods af den enkle teknologi kan ting gå galt med konferenceopkaldet. Almindelige problemer inkluderer:

• Opkaldsvanskeligheder
  I konferenceopkald er der ofte mindst en person, der ikke ringer op - enten fordi adgangsdataene er forkerte (eller blev noteret forkert), eller fordi den anvendte software (f.eks. Med Skype) er forældet.
• forbindelse
  Ingen kan gøre noget ved det, men det er irriterende, når deltagerne gentagne gange flyver ud af konferenceopkaldet og f.eks. Skal ringe ind på grund af en dårlig (radio) forbindelse.
• Baggrundsstøj
  Hvis deltagerne lytter til musik i baggrunden, vinduet er åbent, eller deltagerne simpelthen har glemt at trykke på lydløs-knappen, mens de taler til en anden person på kontoret, er det ekstremt irriterende.
• Taledisciplin
  Fordi ingen ser hinanden, er der ingen ikke-verbal kommunikation, der for eksempel signaliserer, hvem der får ordet næste. Effekt: Det er svært at koordinere, hvem der taler hvornår. Enten besvarer alle et spørgsmål på samme tid eller ingen.

Hvordan kan fejl undgås i telco?

Nedenfor giver vi dig også et PDF-dokument, som du kan downloade gratis, som indeholder mange tip til forberedelse og afholdelse af telefonkonferencer. Dette undgår irriterende uheld og bidrager til succesen med konferenceopkaldet.

Download for at undgå fejl

Moderatorens opgaver og funktion

Som moderator har du en særlig rolle at spille under konferenceopkaldet. De bringer orden på at tale. Du er ansvarlig for følgende opgaver:

• åbning
  Du hilser alle tilstedeværende. De forklarer, hvorfor teleselskabet finder sted, og hvad det vil handle om i det videre kursus.
• introduktion af deltagere
  Hvis det ikke er et almindeligt konferencesamtale, eller hvis der er nye deltagere, skal du introducere alle for hinanden for at skabe en behagelig atmosfære til diskussion.
• samordning
  Din hovedopgave er at koordinere de enkelte taler og styre diskussionen. Den nemmeste ting at gøre er at give (og trække) ordet til deltagerne.
• tid
  Hold øje med uret, så konferencekaldets tid ikke overskrides. Sørg for, at dagsordenen også gennemgås.
• Resumé
  Moderatoren afslutter konferencen. I slutningen skal du opsummere resultaterne, skitsere de næste trin og angive, hvornår det næste møde finder sted.

Hvordan fungerer et konferenceopkald med en mobiltelefon?

I princippet fungerer konferenceopkald med en mobiltelefon eller iPhone ikke anderledes end andre. Frem for alt skal du sørge for, at din mobiltelefon har tilstrækkelig batterilevetid - længere opkald på smartphonen er ofte ligefrem energi guzzlers. Du skal også på forhånd sikre, at din mobiltelefonkontrakt inkluderer en fast takst til fastnetværket. Dette er den eneste måde at holde konferenceopkaldet virkelig gratis for dig.

Under et konferenceopkald med en mobiltelefon Apps som Whatsapp messenger-tjenesten anbefales især. Både brugere af en iPhone og ejere af en Android-smartphone kan lige så nemt undvære yderligere apps, da deres mobiltelefon normalt allerede indeholder denne funktion. Princippet er identisk: Først skal du ringe til nogen, der skal tage dit opkald for at kunne tilføje flere deltagere via et telefonsymbol med et plustegn. Bemærk: Deltagerne skal alle gemmes i deres mobiltelefoner. Derudover afbrydes telefonmødet, når du lægger på.